Hóa đơn điện tử có sai sót là tình huống gần như doanh nghiệp nào cũng gặp. Từ 01/7/2026, cách xử lý được thực hiện theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, hướng dẫn Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Bài viết tóm tắt các điểm cần nắm để kế toán xử lý đúng ngay từ đầu.
Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 30/06/2026 (có hiệu lực từ 01/07/2026) quy định chi tiết về hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử, thay thế cho Thông tư 32/2025/TT-BTC, thông tư mới này đã đề cập các quy định mới về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót từ ngày 01/7/2026 phân loại rõ các lỗi sai để cắt giảm thủ tục hành chính và không bắt buộc lập lại hóa đơn với các lỗi nhẹ.
I. Hóa đơn điện tử là gì?
Theo khoản 1 Điều 26 Luật Quản lý Thuế 2025 quy định về Hóa đơn điện tử như sau: “
- Hóa đơn điện tử là hóa đơn ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về thuế và pháp luật về kế toán.
- Hóa đơn điện tử gồm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.”
Đây là hình thức thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy, đồng thời là căn cứ quan trọng để xác định nghĩa vụ thuế đối với mỗi hộ kinh doanh và doanh nghiệp lớn nhỏ.
II. Các trường hợp hóa đơn sai sót
Các trường hợp hóa đơn điện tử sai sót được quy định tại điều 10 theo Thông tư 91/2026/TT-BTC cụ thể nêu rõ các trường hợp hóa đơn sai sót như sau:
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử lập sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc các nội dung khác nhưng không sai về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn. Trường hợp này, bên lập hóa đơn cần thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn và thông báo cho cơ quan thuế về việc sai sót thông tin trên hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục III kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử lập sai mã số thuế, tên hàng hóa, hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng; số tiền ghi trên hóa đơn; thuế suất; tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn như sau:
- Lập hóa đơn điều chỉnh cho Hóa đơn điện tử có sai sót. Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm” ( theo điểm b.1 khoản 1 Điều 10);
- Lập hóa đơn điện tử mới thay cho hóa đơn điện tử đã lập sai. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. (theo điểm b.2 khoản 1 Điều 10).
Trường hợp 3: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót được cơ quan thuế phát hiện. Thì người bán phải kiểm tra thông báo rà soát của cơ quan thuế gửi cho người lập hóa đơn theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IV kèm theo thông tư 91/2026/TT-BTC để người bán kiểm tra sai sót và thực hiện điều chỉnh theo quy định tại khoản 1 điều này.
Trường hợp 4: Trường hợp này đề cập đến một số trường hợp đặc biệt thường gặp trong quá trình mua bán.
- Hóa đơn điện tử đã lập khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không bị sai nhưng khi thanh toán thực tế hoặc khi quyết toán có sự thay đổi về giá trị khối lượng trên cơ sở kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Điều chỉnh chiết khấu thương mại căn cứ vào số lượng, doanh số hàng hóa dịch vụ thì số tiền chiết khấu của hàng hóa, dịch vụ đã bán được tính điều chỉnh trên hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau đảm bảo số tiền chiết khấu không vượt quá giá trị hàng hóa, dịch vụ ghi trên hóa đơn của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau hoặc được lập hóa đơn điều chỉnh kèm theo bảng kê các số hóa đơn cần điều chỉnh, số tiền, tiền thuế điều chỉnh. Bảng kê được lưu tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
- Hóa đơn điện tử trong trường hợp trả lại hàng hóa, dịch vụ thì phải lập hóa đơn điều chỉnh trừ trường hợp các bên có thỏa thuận về việc người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng hóa thì người mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán; người bán người mua thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định khi bán hàng hóa.
- Và một số trường hợp khác hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm và các khoản chi để giảm thu khác theo quy định của pháp luật về luật kinh doanh bảo hiểm.
III. Các trường hợp bắt buộc tạm ngừng hóa đơn điện tử
Căn cứ vào điều 8 thông tư 91/2026/TT-BTC quy định thì tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc các trường hợp sau thì ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế; ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền:
“1. Tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc các trường hợp sau thì ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế; ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền:
a) Tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế;
b) Tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;
c) Tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tạm ngừng kinh doanh;
d) Tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có quyết định của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử;
đ) Trường hợp có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng hóa giả mạo về sở hữu trí tuệ, bị cơ quan có thẩm quyền phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;
e) Trường hợp có hành vi lập hóa đơn điện tử phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân bị cơ quan có thẩm quyền phát hiện, khởi tố và thông báo cho cơ quan thuế; cơ quan công an, viện kiểm sát, tòa án có văn bản đề nghị cơ quan thuế ngừng sử dụng hóa đơn điện tử của tổ chức, cá nhân nêu trên;
g) Trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện doanh nghiệp không có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật hoặc trường hợp cơ quan có thẩm quyền phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế người nộp thuế có hành vi vi phạm pháp luật về thuế và hóa đơn;
h) Tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đang áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có thay đổi ngành nghề kinh doanh dẫn đến không đáp ứng điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 6 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP thì cơ quan thuế ra thông báo người nộp thuế ngừng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền; tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo văn bản gửi cơ quan thuế theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục III kèm theo Thông tư này;
i) Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đã được cấp mã số thuế trước ngày 01 tháng 7 năm 2025 những thông tin đăng ký thuế của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không khớp đúng với thông tin của cá nhân được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc không đầy đủ thì cơ quan thuế yêu cầu hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bổ sung thông tin trong thời hạn 10 ngày làm việc. Sau thời hạn này, trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chưa thực hiện, cơ quan thuế thực hiện tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh;
k) Trong quá trình kiểm tra, nếu cơ quan thuế xác định người nộp thuế có hành vi trốn thuế, người nộp thuế được thành lập để thực hiện mua bán, sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn điện tử để trốn thuế theo quy định thì cơ quan thuế ban hành thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử; người nộp thuế bị xử lý theo quy định của pháp luật theo trình tự quy định tại điểm c khoản 2 Điều này;
l) Trường hợp người nộp thuế thuộc diện rủi ro cao về thuế và hóa đơn theo quy định tại Thông tư số 94/2026/TT-BTC, cơ quan thuế thực hiện biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại điểm d khoản 2 Điều này.”
Lưu ý: Người nộp thuế được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử khi thuộc một trong các trường hợp sau:
- Đã thông báo với cơ quan thuế về việc tiếp tục kinh doanh
- được cơ quan thuế khôi phục mã số thuế
- Cơ quan thuế ban hành quyết định chấm dứt hiệu lực của quyết định cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn.
- Qua kiểm tra, cơ quan thuế xác định không còn thuộc diện rủi ro cao.
- Có thông báo của cơ quan chức năng.
IV. Doanh nghiệp nên lựa chọn cách xử lý như thế nào?
Bước 1: Phân loại lỗi
- Lỗi chỉ nằm ở tên, địa chỉ hay số tiền bằng chữ thì thông báo bằng mẫu 04/SS – HĐĐT
- Lỗi ở mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuê hay hàng hóa, dịch vụ thì phải điều chỉnh hoặc thay thế.
Bước 2: Gộp hồ sơ khi có nhiều hóa đơn sai cùng 1 lỗi
Nếu nhiều hóa của cùng một người mua, trong cùng tháng, cùng loại sai sót, hãy lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế kèm Bảng kê 01/BK-ĐCTT để tiết kiệm thời gian.
Điều 3: Thỏa thuận và lưu hồ sơ với người mua.
Nên có văn bản hoặc email xác nhận sai sót và hướng xử lý. Lưu đầy đủ thông báo, hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, bảng kê để phục vụ kê khai, quyết toán và khi bị kiểm tra.
Bước 4: Xử lý nhanh và theo dõi thông báo của cơ quan thuế.
Kiểm tra định kỳ hộp thư và tài khoản thuế điện tử. Nhận được Thông báo 01/TB-RSĐT thì rà soát và xử lý ngay.
Bước 5: Phòng ngừa từ gốc.
Đối chiếu mã số thuế, tên, địa chỉ người mua với dữ liệu đăng ký thuế trước khi phát hành. Kiểm tra thuế suất và đơn giá bằng bước duyệt hai lớp (người lập và kế toán trưởng). Tránh để doanh nghiệp rơi vào các trường hợp bị ngừng sử dụng hóa đơn ở phần 3, vì khi bị ngừng, hoạt động bán hàng sẽ bị ảnh hưởng trực tiếp.
